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Um mercado em
constante ebulição como o que vivemos, exige de cada um de nós um pouco mais de
esforço e de cuidado na administração dos bens pessoais e principalmente daqueles
ligados à nossa atividade profissional. É necessário administrar, organizar e controlar
muito bem o consultório. Não basta ser tecnicamente bom, como já deve ter percebido.
Dentre os diversos tópicos da
administração, nossa conversa hoje será sobre o controle financeiro do consultório:
aquele que você deveria estar fazendo!
Em minha trajetória
profissional, tanto na qualidade de consultor em saúde quanto na de cirurgião-dentista,
tenho cruzado com inúmero colegas que apresentam sérias dificuldades no controle
administrativo-financeiro do consultório, causadas muitas vezes por erros que podem ser
facilmente solucionados, conferindo rendimentos mais atraentes.
Todo profissional deve
entender-se como uma micro-empresa e portar-se como tal. Você provavelmente já ouviu
esta frase antes, mas o que isso tem representado para você na prática?
Entender-se como uma empresa
quer dizer que, entre outras coisas, o dentista deve considerar seu consultório como um
negócio e não como extensão de si mesmo. Em outras palavras: não se pode confundir o
Dr. Fulano com o consultório do Dr. Fulano.
Por este motivo, gostaria
então de ser prático e sugerir algumas dicas importantes para serem aplicadas a partir
de hoje referentes à organização das finanças dessa sua empresa. Aqui vão algumas
delas:
Divida as contas bancárias:
uma pessoal e outra para o seu consultório, até mesmo para facilitar a interpretação e
análise de sucesso e apuração de lucros ou prejuízos num determinado período. Talvez
esse seja o equívoco administrativo-financeiro mais comum entre odontólogos. É comum
observar colega usando sua única conta bancária para receber honorários de pacientes
particulares e de convênios, para pagar o salário da secretária, comprar ração para o
cachorro, pagar a conta de água de casa, pagar o protético, pagar a escola dos filhos,
enfim, aquela "salada". Quando eu pergunto: qual a situação financeira atual
do consultório os colegas simplesmente não conseguem responder. Quanto você ganhou
neste mês? Quanto gastou? Contas separadas ajudam muito;
Registre em um arquivo
próprio (pode ser em um caderno se você – por incrível que pareça - ainda não
tem computador ?!?) todos (repito: todos) os movimentos financeiros do consultório, ou
seja, todas as entradas e saídas de dinheiro provenientes do seu negócio, com data;
Procure negociar as datas de
vencimento de suas contas a pagar e a receber de acordo com a sua conveniência. Em outras
palavras: gerencie o seu fluxo de caixa;
Pausa. Você entende o que é
fluxo de caixa? Você já deve ter passado pela experiência de ter de pagar uma conta
hoje e saber que somente irá receber alguma importância suficiente para cobri-la dali a
dois ou três dias. Isso é um mal gerenciamento de fluxo de caixa, pois para pagar a
conta você ou irá pedir empréstimo ao banco / usar cheque especial (e pagar juros), ou
não irá pagá-la naquele momento e vai pagar depois (com multa mais juros de mora).
Ambas as opções são ruins.
Organizar fluxo de caixa é
planejar (recomendo que para um período de 60 dias, com atualização diária), todas as
entradas e saídas de dinheiro, de forma que nunca lhe falte caixa ou seja, dim-dim no
bolso ou no banco para pagar uma conta vencendo naquele dia.
Verifique qual é o banco
que oferece as melhores condições e taxas para se trabalhar com ele. Negocie. Quem não
chora não mama. Há instituições financeiras que estão realmente explorando as
pessoas;
Ofereça ao seu cliente a
possibilidade de pagar os seus honorários através de boleto bancário. É bom para você
e para ele, mas você precisa saber que terá um custo adicional que o banco irá cobrar
para a emissão e acompanhamento desse serviço. Quanto mais você receber através desse
sistema, menos o banco irá lhe cobrar, podendo chegar a custo zero ou perto disso. Se
você é, por exemplo, um ortodontista e recebe manutenções em grande quantidade, tem a
faca e o queijo na mão para conseguir boas condições e taxas atraentes;
Faça aplicações
financeiras. Todo o dinheiro disponível, mesmo que por pouco tempo deverá estar
aplicado. Consulte o seu gerente do banco e verifique as melhores opções ao seu perfil
de investidor. Há aplicações que pagam maiores juros porém estas são as que
apresentam maiores riscos. Cadernetas de poupança estão no extremo oposto: rendem muito
pouco, mas o risco é praticamente nulo. Faça aplicações de curto prazo, que lhe
garantem maior liquidez, ou seja, que você possa usar a qualquer momento, mas também
faça aplicações de longo prazo, como ações e fundos de renda fixa;
Mantenha sua retirada de
dinheiro tal qual um funcionário assalariado. Estipule um valor e o retire mensalmente no
data planejada. Se houver sobra, aplique. Você é um funcionário de seu consultório.
Trabalhou e merece ser remunerado. O nome dessa retirada mensal é pró-labore;
Faça provisão para 13º
e férias seu e de seus funcionários. Separe mensalmente 1/11 do que retira mensalmente
como pró-labore e do que gasta com o salário da secretária, incluindo os
encargos trabalhistas, para compor um fundo a ser usado como 13º salário.
Faça um segundo fundo para as férias e não se esqueça que nesta ocasião o
funcionário deverá receber um adicional de 1/3 do salário. Com estas provisões feitas
e estes valores sendo mantidos aplicados você não terá nenhuma surpresa desagradável
no final do ano e, além disso, poderá sair de férias com maior tranqüilidade;
Lembre-se do problema da
sazonalidade, ou seja, das flutuações que normalmente ocorrem na demanda por serviços
odontológicos. Você já deve ter percebido que nos meses de agosto a novembro há um
aumento na procura por serviços enquanto nos meses de janeiro a março (até o carnaval)
há uma acentuada queda. Além de todas as estratégias de marketing que você pode e deve
usar, lembre-se de estabelecer um fundo, ou melhor, uma reserva financeira que equilibre a
sua retirada mensal. Resista à tentação de tirar mais do que planejou num mês de vacas
gordas e deixe aplicado, para retirar da aplicação em um mês de vacas magras;
Cuidado com promoções para
compra de materiais e equipamentos ou parcelamentos a perder de vista. Os juros embutidos
podem acabar destruindo o seu ganho e atrapalhar o seu fluxo de caixa. Dívidas já são
ruins por si só, se forem longas então... Para adquirir equipamentos opte por leasing,
pois este sistema costuma oferecer menores taxas e ser mais vantajoso em termos gerais
(mas verifique bem o contrato antes). Se conhecer um pouquinho de matemática financeira
(recomendo que faça um curso rápido) vai observar como os juros podem ser seu amigo ou
inimigo em situações diversas;
Verifique com seu contador
se em seu caso não vale a pena passar de pessoa física para jurídica. Há situações
em que tornar-se pessoa jurídica é muito vantajoso em questões tributárias.
Certifique-se.
Há ainda muitas outras coisas
para serem feitas no consultório e que ajudam a administrar melhor a parte financeira,
mas teremos de deixá-las para uma outra oportunidade.
Até a próxima.
* Plínio Augusto Rehse Tomaz é
cirurgião-dentista e diretor da Tomaz Assessoria e Marketing S/C Ltda. Autor do livro
"Marketing para Dentistas - Conquistando e Mantendo Clientes" (Navegar Editora,
2ª edição, 2001) - Página na Web: http://www.tomazmkt.com.br - e-mail: tomaz@tomazmkt.com.br |
