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Dentro de um consultório médico ou odontológico, fazer a gestão de pessoal é muito mais do que saber que cada funcionário contratado lhe custará, além dos R$ 355,00 (piso salarial de empregados de estabelecimentos de saúde), outros R$ 35,50 (10% de insalubridade), mais R$ 31,24 (8% sobre a soma dos dois anteriores, a título de FGTS), mais R$ 130,00 (GPS), mais R$ 20,00 (salário família), mais R$ 42,00 (cesta básica), mais R$ 70,00 (vale transporte) mais R$ 48,00 (fração mensal do 13 º salário, com encargos), R$ 9,80 (fração mensal da gratificação obrigatória de 1/3 do salário para férias) mais R$ 15,62 (fração de 50% sobre o FGTS acumulado para o caso de rescisão contratual), dando um custo mensal total, por funcionário, de aproximadamente R$ 760,00.

A gestão de pessoal é também mais do que possuir uma política de cargos e salários que remunere o funcionário de forma justa. Nem mais nem menos do que deve receber, e que esse valor o recompense por esforços ou méritos no trabalho.

É mais do que saber que todo funcionário precisa estar/ser constantemente motivado por um líder forte, empolgante, que contagie seus liderados a atingir objetivos comuns, ou melhor, os seus. É mais do que saber de sua obrigação de orientar bem seus funcionários quanto ao que espera deles e capacitá-los, através de cursos e treinamentos, que você oferece objetivando que eles rendam o melhor possível para que você alcance seus objetivos.

Gestão de pessoal, ou de recursos humanos, como também costumamos chamar, além de tudo isso, é o reconhecimento de que cada pessoa é um ser humano importante e, se está ao seu lado, merece o seu cuidado e sua atenção.

Você certamente já deve ter observado que de nada adianta você se esforçar em seu marketing pessoal, em atender bem o cliente, ou em pensar em estratégias para captar novos clientes, se o seu funcionário estiver contra você. Aliás, basta ele não estar com você, que já estará contra, mesmo que involuntariamente.

Desta forma, você deve concordar comigo que tudo o que dissemos até aqui só faz sentido quando, e se, fizermos uma boa seleção de pessoal. Mas como escolher bem um funcionário? O que se deve saber antes de contratar uma nova secretária ou recepcionista?

Vou tentar ajudá-lo um pouquinho com algumas dicas.

Em primeiro lugar, você deve definir exatamente o que a pessoa contratada deverá fazer, ou seja, descrever com o máximo possível de precisão, o cargo que será ocupado. Quais são as tarefas que a pessoa irá executar? Que características ela precisa ter para desempenhar bem essa função? Que formação ela precisa ter?

Depois, você deve descrever em detalhes o que espera de um funcionário ideal. Escreva os atributos pessoais e profissionais do candidato ideal. Pense em atributos como relacionamento pessoal (se gosta e sabe respeitar pessoas), se é confiável, se possui princípios morais e éticos, se sabe comunicar-se bem e se sabe ouvir. Em outras palavras, verifique se ele possui as características relevantes para o perfil que o cargo exige.

Particularmente, eu acho que os itens que acabo de mencionar são os mais importantes para a contratação de secretárias e recepcionistas de consultórios médicos ou odontológicos.

A pessoa possui auto-estima elevada? Tem iniciativa própria? Aceita críticas e aprende com elas? Sabe planejar bem as coisas?

Se o seu consultório é informatizado (não entendo como pode não ser) você também precisa saber sua capacitação em microinformática e experiências anteriores neste quesito.

Em minha atuação como consultor, tenho visto um sem-número de casos em que o dentista, médico ou psicólogo me diz que tem feito tudo direito, mas acha que está sendo sabotado pela secretária. Diz que não pode demiti-la porque sua mãe ficaria chateada, pois fora ela quem lhe pediu docemente para que contratasse essa jovem bonitinha, filha da comadre, e que carregou essa menina no colo e... Está rindo de que: identificação ou lamentação?

Por incrível que pareça, é assim que muitos profissionais "selecionam" a maioria de suas secretárias: indicação "técnica" da mãe, da sogra ou da tia-avó. Depois, não sabe por que não dá certo?!?

Aliás, essa "técnica" possui a mesma sabedoria milenar de estabelecer o preço dos procedimentos ou da consulta através de duas ou três ligações para conferir o preço dos amigos. Fabuloso !!!

"Conheço um caso de uma pessoa que contratou assim e deu certo", você pode estar pensando. Pode até ser verdade, mas eu não apostaria em possibilidades remotas em meu empreendimento (o seu consultório é um, não é mesmo?). Você apostaria? Ou realizaria um processo de recrutamento e seleção correto e que minimizasse as chances de contratar a pessoa errada?

Minha sugestão é que você observe se os seus funcionários atuais possuem o perfil desejado, dentro do salário que você propõe. Caso não tenham esse perfil, verifique se as pessoas são abertas e prontas para aprender. Em caso positivo, invista nelas, treine-as e elas serão capazes de lhe devolver tudo o que investiu com muito mais. Mas, se por outro lado, você constatar que esses funcionários não são ensináveis nem abertos, demita-os. Isso mesmo: demita-os.

Aí, contrate um profissional (ou empresa) especializada em seleção de pessoas e acerte os detalhes do perfil desejado, como já mencionamos. Deixe o resto com ela.

Mas se você ainda é do tipo que acha que deve fazer tudo sozinho, porque profissional "bom" é aquele que, além de atender bem o paciente, sabe contratar funcionários perfeitamente, sabe consertar o compressor de ar, que é excelente na arte de pintar as paredes do consultório ou trocar a fiação, desentupir encanamento, etc., tudo bem. Se você pensa assim, vá em frente. O dinheiro é seu.

Se você mesmo for conduzir o processo de recrutamento e seleção, siga ao menos algumas dicas essenciais:

Promova o recrutamento, colocando anúncios em locais vistos/lidos por pessoas com o perfil desejado, pois se o fizer em local errado, irá "chover" candidatos errados.
Procure observar nos currículos que irão lhe chegar às mãos, pessoas versáteis, que já tiveram experiência com pessoas (atendimento ao público, vendas, etc.) e outras características que estejam coerentes com o cargo.
Entreviste as pessoas, previamente selecionadas pelos currículos, e observe se elas sabem falar bem, se têm uma postura adequada diante das pessoas, como se vestem, etc. Procure observar (pode perguntar) seus valores pessoais. Tome nota dessas observações.
Antes da contratação propriamente dita, sempre recomendo que se faça uma dinâmica de grupo com até 10 candidatos finalistas. Coloque situações reais do dia a dia do consultório e peça para eles debaterem sobre o assunto. Observe quem lidera, quem segue ordens, quem escreve, quem planeja, quem "decifra", quem monopoliza a conversa, quem não fala quase nada, quem se expressa bem, quem é muito tímido, quem é irritável facilmente, etc. Escolha aquele mais próximo do perfil desejado.
Depois de tudo isso, contrate-a(s) por tempo provisório (experiência).
Não se esqueça de agradecer o tempo que os demais candidatos gastaram com você e seu processo de seleção. Dê um retorno a eles, ainda que negativos. Faça isso por carta, se possível. Essa é uma atitude elegante e que pode ajudar em sua imagem pessoal.

Depois de tudo isso, ainda há chance de você errar na escolha do funcionário correto. Mas fique tranqüilo: herrar é umano!

* Plínio Augusto Rehse Tomaz é cirurgião-dentista e diretor da Tomaz Assessoria e Marketing S/C Ltda. Autor do livro "Marketing para Dentistas - Conquistando e Mantendo Clientes" (Navegar Editora, 2^ª edição, 2001) - Página na Web: http://www.tomazmkt.com.br - e-mail: tomaz@tomazmkt.com.br