A R T I G O | Ramon Maciel

Ter uma clínica odontológica é como gerir qualquer outro negócio. Você precisa saber controlar o financeiro, treinar e liderar equipes, vender tratamentos para os pacientes, oferecer um bom atendimento e isso ainda é só o começo.

Você já deve saber que a faculdade de odontologia não ensina a fazer tudo isso que listei acima. Ela ensina os profissionais a serem bons tecnicamente e não a administrar um consultório. Por isso, muitos dentistas ainda cometem erros graves e que impedem a clínica de crescer.

Meu objetivo com esse artigo é que você saiba quais são esses erros para não cometer ou corrigir os que já estão acontecendo aí no seu consultório. Vamos lá?

#1 – Não confirmar as consultas da clínica

Um erro que parece bobo, mas que faz toda a diferença no seu consultório. Quando você não confirma as consultas, você aumenta as chances do paciente faltar. Ele pode esquecer, ter um imprevisto ou até mesmo não ir e simplesmente não avisar. E aí você fica com um horário vago e perde um tempo que poderia ser usado para atender outro cliente. Sem contar que o fato de confirmar a consulta mostra uma preocupação maior com o tratamento e com o paciente por parte da clínica.

#2 – Não reagendar faltas ou consultas canceladas

Esse é um erro grave e que infelizmente, muitos dentistas ainda cometem. A verdade é que não importa o público que você atende, sempre vão existir faltas ou consultas canceladas no seu consultório. O que importa mesmo é como você controla essas consultas. Quem ainda usa agenda de papel sofre um pouco mais com isso, já que muitas vezes as consultas se perdem em meio a tantas páginas. E a gente já sabe que nem sempre o paciente liga para reagendar, ou seja, não tem como depender dele para isso. Existem softwares de gestão que te ajudam a fazer esse controle de forma automática e eficiente. O Simples Dental, maior software odontológico da América Latina, te mostra uma lista com todas as consultas que você precisa reagendar. Assim, fica mais difícil esquecer algum paciente.

#3 – Não ter um fluxo definido de retornos da clínica

Retornos são uma fonte excelente de receita. Já fizemos diversas pesquisas no Simples Dental e descobrimos que, levando em consideração a taxa e o valor médio de consultas, as clínicas que não controlam retornos deixam de ganhar cerca de 50 mil reais por ano. Bastante, né?! Já pensou o que você faria se ganhasse esse dinheiro a mais? Resumindo: é essencial que você controle todos os retornos da sua clínica para faturar mais.

#4 – Não assinar contratos

Quando você não assina um contrato, além de estar passível de qualquer problema jurídico, o paciente também dá menos importância para o tratamento e, consequentemente para você. Em um documento estarão dispostas todas as suas obrigações e as do paciente também. Assim, você fica mais seguro para cobrar esse cliente no futuro, caso seja necessário. Além disso, o paciente tende a levar o tratamento muito mais a sério.

#5 – Misturar contas pessoais com as contas do consultório

Esse é um erro clássico! Muitos dentistas ainda juntam despesas pessoais com os gastos do consultório, como aluguel, luz, pagamento de funcionários, entre outros. Mas atenção: isso não pode acontecer! Seu consultório é uma empresa e você precisa garantir que as contas não serão as mesmas. Anote tudo para ter controle do seu financeiro e garanta que o dinheiro do seu negócio seja investido nele mesmo. Recomendo que você tenha um pró-labore, seja fixo ou proporcional aos seus recebimentos. Essa ação vai te ajudar a separar os gastos pessoais e organizar melhor todas as receitas e despesas.

#6 – Não tirar um pró-labore

Como já falei acima, o ideal é que você tenha um pró-labore específico e que esse seja o valor que você recebe do seu consultório. A palavra pró-labore vem do latim e significa pelo trabalho. Isso quer dizer que é o dinheiro que você recebe pelo trabalho feito. Em todos os negócios bem geridos o proprietário tira um pró-labore e não fica com todo o dinheiro que o negócio gera. Você pode escolher receber um valor fixo, como R$ 4.000,00 por mês, por exemplo, ou uma espécie de comissão por cada tratamento feito.

#7 – Não medir a qualidade do atendimento

Se alguma coisa não pode ser medida, não pode ser melhorada. Isso é um fato! Então, como você vai melhorar o atendimento do seu consultório, se não sabe como ele está atualmente? O segredo aqui é fazer uma pesquisa para medir a qualidade do seu atendimento e da sua equipe. Você pode fazer uma pesquisa de satisfação contínua ou escolher realizar uma vez por ano por um período específico, por exemplo. Elas são ótimas porque ajudam você a entender o que ainda precisa de melhorias e o que você já está fazendo certo.

#8 – Não fazer reunião de feedback com a equipe

Feedback é extremamente importante para uma equipe e para seus líderes também. Ele ajuda a identificar pontos que precisamos melhorar e também reforça aqueles em que já somos bons. Uma boa equipe precisa de uma cultura onde o feedback é constante para que todos possam crescer. Eu recomendo que uma reunião como essa aconteça pelo menos uma vez por mês.

#9 – Não entrar em contato com orçamentos não aprovados

Uma venda nem sempre é fechada na hora e as pessoas às vezes precisam de um empurrãozinho para fechar um orçamento. Nesses casos, entrar em contato com os orçamentos não aprovados é o empurrãozinho que o paciente precisa. Eu normalmente recomendo que esse contato seja agendado no momento que o paciente não fechou o orçamento. Assim, você se compromete a voltar a falar com ele e o paciente a conseguir uma resposta até a data que vocês combinaram.

#10 – Não acompanhar seus indicadores

Já imaginou dirigir um carro sem velocímetro ou sem o marcador de combustível? Difícil né?! Se você não acompanha seus indicadores é exatamente assim que você está dirigindo seu consultório. Por isso, é fundamental acompanhar alguns indicadores simples, como faturamento, taxa de aprovação de orçamentos e ticket médio. Eles te ajudam a saber se seu consultório está indo bem, se precisa de melhorias e a decidir seus próximos investimentos.

Esses são os principais erros que impedem sua clínica de crescer. Se você identificou alguns deles no seu dia a dia, essa é a hora de começar a corrigir. Analise o problema e veja a melhor forma de solucioná-lo. Com certeza vai fazer toda a diferença no seu consultório.

Espero que tenham gostado.

Um grande abraço e até mais!

SOBRE O AUTOR: Ramon Maciel é cirurgião-dentista formado pela ULBRA. Especialista em Gestão. Fundador do Simples Dental.